Автоматизация документооборота в строительном подразделении госкорпорации

Заказчик.

Строительное подразделение государственной корпорации. Сфера деятельности — строительство инфраструктурных объектов в области разведки и разработки месторождений углеводородного сырья.

Задача

В компании большой поток внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции. Существующая система обработки и учёта не автоматизирована. Сотрудники ведут бумажные журналы учёта, местонахождение оригиналов документов не всегда можно оперативно определить.Такая система увеличивает срок согласования, подписания и исполнения решений, затрудняет быстрый доступ к информации.

Перед специалистами «ГИГАНТ - Компьютерные системы» заказчик поставил задачу повысить доступность информации и удобство работы с входящими и исходящими документами, ускорить документооборот. 

Условия

Разработать решение задачи нужно было с учетом обязательных требований: 

• Система должна обеспечить удобное взаимодействие сотрудников из разных подразделений, а также совместную работу над общими документами;
• Обеспечить контроль местонахождения документов и доведение их до адресатов в установленный срок;
• Упростить формирование и отслеживание выданных поручений;
• Предложенное ПО должно находиться в реестре Минцифры.

Результат

Изучив все требования заказчика, специалисты «ГИГАНТА» предложили в качестве решения систему Directum RX.

Система Directum RX — интеллектуальная система цифровизации процессов и документов для крупных и средних организаций. Это полностью отечественная разработка, находится в Реестре Российского ПО. Модуль «Делопроизводство» позволяет оптимизировать и автоматизировать обработку документов: от регистрации входящих до контроля исполнения.  Система автоматически формирует журнал регистрации документов, использует решения на основе искусственного интеллекта и упрощает делопроизводство на самых трудоёмких участках. 

Внедрение

Первыми и самыми активными пользователями Directum стали делопроизводители и секретари. Система позволила им упорядочить регистрацию всех видов документов и отойти от ведения бумажных журналов, что сократило время сотрудников и повысило эффективность работы.

После удачного тестирования, заказчик решил расширить функционал модуля «Делопроизводство» и внедрить его в работу филиалов. 

Преимущества

Благодаря внедрению модуля «Делопроизводство» системы Directum RX удалось существенно ускорить работу со всеми видами документов: обработку, регистрацию, согласование и контроль исполнения.

Находить исходные документы стало проще и быстрее благодаря автоматическому реестру и возможности точно определять местонахождение оригиналов. Сотрудники полностью отошли от ведения бумажных журналов учёта.